Documenten

Net als bij andere vervoerswijzen zijn voor het vervoer van goederen over de rails documenten vereist. Zij geven onder meer de aard van de lading en de namen van opdrachtgever en ontvanger weer.

Vervoersovereenkomst
De vervoerder en zijn opdrachtgever stellen een vervoersovereenkomst op. Daarin staat een overzicht van de afspraken over het transport, de aansprakelijkheid en de verplichtingen van beide partijen.

De vrachtbrief (CIM)
Voor binnenlands en internationaal railgoederenvervoer is een vrachtbrief vereist.  Voor het internationaal vervoer heet dit de CIM-vrachtbrief. CIM staat voor Contrat de transport International ferroviaire des Marchandises. De verplichting voor de CIM vloeit voort uit het COTIF-verdrag (Convention Relative aux Transports Internationaux Ferroviaires). In dat verdrag, dat door 44 landen is ondertekend, staan afspraken over het reizigersvervoer, goederenvervoer, het gebruik van wagons en vervoer van gevaarlijke stoffen.
In de CIM-vrachtbrief staat vermeld wie de afzender is, evenals het laad- en losadres en de namen van de partijen die het vervoer verrichten.
In Rusland en andere landen van het GOS wordt de CIM-vrachtbrief niet gebruikt. Daar geldt de zogeheten SMGS-vrachtbrief. Aan de grens wordt de CIM-vrachtbrief omgezet in zo’n document.

Douanevervoer (T1 en T2)
Goederen die vanuit andere delen van de wereld de Europese Unie binnenkomen, moeten ingeklaard worden. De douane heft er invoerrechten op. De inklaring van de goederen hoeft niet per se direct aan de grens plaats te vinden. Dat kan ook gebeuren op een andere plaats binnen de EU. Bij dat transport is toezicht van de douane nodig. Daarom heet dit transport douanevervoer.
Voor vervoer naar een land binnen de EU is een aangifte T1 bij de douane nodig. Wordt het grondgebied van een zogeheten EVA-land gepasseerd, zoals Zwitserland, dan is een aangifte T2 vereist.

TR-formulier
Voor het internationaal vervoer van grote containers is een overdrachtsformulier TR benodigd. De intermodale railoperator ICF uit Zwitserland noemt dit  TR-document het Bulletin de Remise. Het is een speciaal vervoerdocument dat als document voor douanevervoer geldt. Het Bulletin de Remise is betrokken bij de regelingen om het internationale vervoer van goederen per spoor te vereenvoudigen. Die vereenvoudiging geldt ook voor de CIM-vrachtbrief.